Del 1: Stabsledelse
En leirstab består ofte av følgende:
Leirledelse: Leirsjef og viseleirsjef
Hovedkomité: Hvert medlem i hovedkomiteen har et ansvarsområde. Forslag til ansvarsfordeling kan du se i del 2: Ansvarsområder.
Komitémedlemmer: Hvert medlem i hovedkomiteen har et overordnet ansvar for underkomiteene innenfor sitt ansvarsområde. Ofte har hver komite en leder og noen komitemedlemmer, også kalt stabsmedlemmer.
Punktene nedenfor kan åpnes og lukkes. Trykk på pilen eller overskriften for å lese mer.
1.1 Leirledelse
Det er leirledelsen som skal lede staben. Leirsjefen har det overordnede ansvaret for leiren og leder arbeidet i hovedkomiteen.
Hyppig kontakt med hovedkomiteen er viktig for å påse at alle milepæler, det vil si delmål, blir nådd. Som leirsjef er det viktig å kunne delegere for å ikke stå igjen med alt arbeidet selv. Ved større hendelser hvor beredskapsplanen må brukes er det leirsjef som ringer generalsekretær og som fører kontakt med eventuell presse.
Viseleirsjef skal avlaste leirsjef, og sammen må dere bli enig innbyrdes om hvordan ansvaret skal fordeles. Dere bør prøve å få en jevn ansvarsfordeling.
1.2 Sette sammen stab
Det er lurt å få på plass nøkkelpersoner tidlig, det vil ofte være medlemmene av hovedkomiteen også kalt etatsleder eller komiteleder. Når de er på plass, kan dere rekruttere flere frivillige.
I noen tilfeller kommer de andre frivillige på plass før komitelederen, da er det viktig at noen har ansvaret for å følge opp de. For eksempel kan leirsjefen følge opp til komiteleder er på plass.
Noen av oppgavene i hovedkomiteen kan kreve spesialisering og dermed kan det være nødvendig med frivillige som har en spesiell kompetanse. Hvis dere ikke vet hvem som har rett kompetansen kan dere bruke nettverket deres, snakk med andre grupper, kretser, andre organisasjoner eller ta kontakt med forbundskontoret.
Å finne stabsmedlemmer kan være utfordrende. Vi har samlet fem tips:
Vær tidlig ute med å spørre.
Spør kretsledere, gruppeledere eller andre om innspill til hvem dere kan spørre.
Inviter til en konkret oppgave.
Spør rovere og ledere som har flyttet vekk, sommeren kan være være et fint tidspunkt for å reise tilbake og gi de mulighet til å bidra.
Dersom noen sier nei til en oppgave, går det an å høre om vedkommende heller ønsker å bidra på en annen måte.
1.3 Årshjul
Et årshjul er en oversikt som viser når de ulike oppgavene før leiren skal gjennomføres. Vi har tatt frem to eksempler, et eksempel for en kretsleir og et eksempel for en lengre periode for landsleir. For en landsleir vil det være nødvendig med oversikt over milepæler over en lengre periode enn et år.
Her er eksempel på et årshjul fra en kretsleir:
Her er et eksempel på et flerårig årshjul for landsleir, fra Futura 2018:
1.4 Lederstien: Oppfølging av stab
Det er viktig å følge opp alle frivillige og stabsmedlemmer før, under og etter leiren. Lederstien er et nyttig verktøy som kan brukes til det. Flere av punktene i Lederstien brukes allerede av de fleste kretser og grupper, og modellen kan være et hjelpemiddel for å strukturere oppfølgingen dere allerede gjør.
1.4.1 Lederstien steg for steg
Lederstien er et verktøy som kan brukes når dere skal følge opp frivillige, og kan gjøre det enklere å rekruttere, utvikle, støtte og fornye engasjementet i speideren. Modellen viser hvordan vi kan dele opp det vi gjør i speideren i tidsavgrensede oppgaver, som vil gjøre det lettere å rekruttere nye og utvikle de lederne vi har. Du kan lese mer om Lederstien på kmspeider.no/lederstien.
Rekruttering og utvelgelse
Finn ut hva dere ønsker av ressurser og lys ut deretter. Skriv en liste over oppgaver som hører til vervet, hvor lang tid det vil ta og hva slags egenskaper dere ser etter.
Avtale og introduksjon
Ta godt imot det nye stabsmedlemmet, avtal en samtale hvor dere kan snakke om oppgaver og forventninger rundt tidsbruk. Her skal det også kartlegges hva lederen trenger av formell og uformell opplæring. For å gjøre det kan dere bruke en lederavtale og skjemaet for personlig utvikling. Du finner forslag til lederavtale og skjema for personlig utvikling på kmspeider.no/lederstien.
Oppgaven
Når leiren gjennomføres har vi kommet til oppgaven i Lederstien.
Støtte
Gi råd og lytt til utfordringer. Støtte kan være både personlig og faglig. Det er viktig å ha noen å kunne spørre og snakke med, og som har tilgang til nødvendig utstyr, rapporter fra tidligere, kan hjelpe til å prioritere eller gi tilgang til medlemssystemet. Støtte kan også komme i form av en kaffekopp på stabssamling eller noe annet for å vise at du setter pris på lederen.
Opplæring
Arranger kurs for staben eller oppfordre de til å dra på forbundets og kretsens lederkurs, bruk sjekklisten for nye ledere, Lederhåndboka og husk at dere kan se etter kurs utenfor organisasjonen. Dere kan også bestille kurs fra kursmenyen til forbundet. Les mer om lederkurs og se kursmenyen på kmspeider.no/lederkurs.
Evaluering
Det er viktig å evaluere prosjektet underveis for å styre kursen. Det er også viktig med en evaluering etter endt prosjekt, slik at staben kan lære til neste gang. Ikke la det gå for lang tid, da kan mye gå i glemmeboka. Sammen med for eksempel ansvarlig leder, komiteleder eller leirsjef er det viktig å se på personlig utvikling og hvordan lederen jobbet. Verktøyet Verdsett din kompetanse kan brukes for å se på egen kompetansen som er opparbeidet gjennom et verv.
Veien videre
Etter endt verv finnes det tre muligheter.
Fornyelse av avtale: Lederen ønsker å gjøre et nytt og/eller lignende prosjekt og går da tilbake til starten av modellen med å avtale og avklare forventninger for det nye prosjektet, leiren, semesteret eller turen.
Avslutte: Hvis ikke lederen ønsker å fortsette er det viktig å takke for alt det gode arbeidet og avklare om det er mulig å kontakte vedkommende på et senere tidspunkt. Inviter gjerne til den årlige lederavslutningen for å opprettholde kontakt og holde dørene åpne for at lederen kan komme tilbake. Undersøk også hvorfor og hva som kunne gjort at lederen ble værende.
Nye utfordringer: Følg opp hvis lederen ønsker andre typer oppgaver innad i gruppa eller på et annet nivå i organisasjonen. Informer om ledige verv på kmspeider.no/ledigeverv, tips kretsen om ressurspersoner, og roter oppgaver blant lederne i gruppa for å holde engasjementet oppe.
Lederstien kan brukes i prosessen med å få tak i stab og i oppfølgingen av stabsmedlemmene.
Les mer og se filmen om Lederstien på kmspeider.no/lederstien.
1.4.2 Lederomsorg
Lederomsorg dreier seg i stor grad om støtten og opplæringen som er beskrevet i Lederstien, men også om at det underveis på leiren skal være rom for å snakke med noen, slappe av og få hjelp. Det kan være fint å ha et eget område der de frivillige kan komme for å henge når de trenger en pust i bakken. Forfriskninger som står framme kan være hyggelig, som kaffe, te og frukt. Hvis dette er noe som står framme kontinuerlig kan det være med å senke terskelen for å komme innom. Samtidig krever det at noen tar ansvar for området, og det må eventuelt rekrutteres frivillige til denne posten og.
1.4.3 Avtale med frivillige
En avtale mellom leirsjef og stabsmedlemmet kan være en fin måte å få det svart på hvitt hva som forventes av partene.
En avtale kan se slik ut:
Du finner forslag til avtale under 2. avtale og introduksjon under kmspeider.no/lederstien. Dette er best egnet til bruk i grupper, men kan brukes som inspirasjon til å lage en egen avtale.
1.4.4 Personlig utvikling i verv
Personlig utvikling i verv er et skjema du kan gi dine stabsmedlemmer, som en oppfordring til at de kan tenke over hva som motiverer dem og hvilken kompetanse de ønsker å utvikle gjennom arbeidet. Skjemaet har utfyllingsfelter til før, under og etter oppgaven. Se og print verktøyet personlig utvikling i verv her.
1.5 Kommunikasjon og samarbeid i staben
God kommunikasjon i staben fører til en god flyt i planleggingen.
Det bør være lett å holde kontakten med de andre medlemmene i staben, og følge med på hvor de andre er i prosessen.
Det er mange verktøy som kan brukes til det. Her er noen forslag:
Google har flere programmer som er nyttige når man samarbeider. Blant annet Google Chat, Google Skjema og Google Drive, et verktøy som passer bra for fildeling og en plass å lagre dokumenter. Her kan alle jobbe i samme dokumenter og endringer lagres automatisk. For å bruke Google som system anbefaler vi at alle har en Gmail- eller Google-konto. Forbundet bruker Google Workplace som system og mange av dokumentene og mappene vi deler er derfor i Google-systemet.
Asana, TickTick og Trello er tre ulike prosjektverktøy dere kan bruke for å holde oversikt over oppgaver som må gjøres og hva som er gjort.
Nettmøter kan for eksempel foregå via Google Hangouts, Google Meet, Teams Skype eller Zoom.
1.6 Kommunikasjon med forbundskontoret
Forbundskontoret er gjerne behjelpelig med planleggingen av leiren. Under ‘Ansatte’-fanen på nettsidene våre kan du se hvem som jobber med hvilke områder og ta kontakt utifra det du trenger hjelp til. Hvis du ikke vet hvem du skal kontakte, ta kontakt på sentralbordet vårt 22 99 15 50 eller post@kmspeider.no.