Del 2: Ansvarsområder

På leir er det mange ansvarsområder. Hver etat, også kalt komitee, har en etatsleder som er med i hovedkomiteen. Etatslederne har ansvar for hvert sitt område. Ofte er ansvarsområdet delt inn i flere staber med egne stabsledere. For eksempel kan en i hovedkomiteen ha ansvar for administrasjon. Under administrasjon er det en stabsleder for økonomi, en for innkjøp og materiell, en for påmelding også videre. I denne delen har vi laget et forslag til grupperinger dere kan ha på leiren, informasjon om hva komiteene kan gjøre og maler.

Punktene nedenfor kan åpnes og lukkes. Trykk på pilen eller overskriften for å lese mer. 

2.1 Lokalkomité

Lokalkomiteen ar ansvar for å være den lokale kontakten inn mot kommunen, grunneier og er med fordel personer med mye lokalkunnskap.

Det er ikke på alle leirer det føles naturlig med en egen komité for dette, det er for eksempel ikke alltid nødvendig på en kretsleir eller gruppeleir. 

2.2 Administrasjon

Administrasjon kan deles inn i fire staber: Økonomi, innkjøp og materiell, påmelding og tilrettelegging. 

2.2.1 Økonomi

Økonomi har ansvaret for leirens budsjett og regnskap. Det er viktig med en god dialog med komiteene, så de  vet hvor mye penger de kan bruke og hjelpe de med å holde en god oversikt underveis. Trenger du hjelp til å sette opp budsjett og regnskap, kan du kontakte økonomirådgiver på forbundskontoret. 


Før leir: Pass på å dokumentere utgiftene godt underveis, det gjør regnskapet etter leir mye enklere. 


Etter leir: Gjøre ferdig regnskapet for leiren. Dersom frivillige skal ha tilbakebetalt utgifter, kan dette gå gjennom økonomiansvarlig for leir. 

Her ser dere et grovt budsjetteksempel for en leir med 500 deltakere:

2.2.2 Innkjøp og materiell

Innkjøp og materiell har ansvaret for alt av innkjøp til leiren. De andre etatene melder inn hva de trenger. Ofte gjøres innkjøp av mat av intendantur, det vil si de som organiserer mat på leir. Innkjøp og materiell har da ansvar for det øvrige innkjøpsbehovet. 


Hvis dere velger å bruke Google-systemet for leirens planlegging, kan bestilling gjennom et Google skjema være en fin måte å løse det på. 


I del 3 under innkjøp står det litt om bestilling av varer med hensyn til miljø. 

2.2.3 Påmelding

Påmelding har ansvaret for påmeldingen til leiren. Dette kan gjøres via HyperSys, som er forbundets medlemssystem. Ta kontakt med forbundskontoret dersom dere trenger hjelp til å sette opp. 


I påmeldingen bør dere ha med spørsmål om navn, alder, kontaktinformasjon, bilde- og filmsamtykke (nasjonalt og lokalt), helseopplysninger (allergi, medisiner dere bør vite om og lignende) og tilretteleggingsbehov, hvor svømmedyktige speiderne er, om de skal være med på en eventuell fellestransport, når de kommer og reiser fra leir, navn på pårørende og deres kontaktinformasjon og eventuelt annen informasjon som dere må ha til programøktene (for eksempel patruljeinndeling på haik, haikelengde også videre).


Du finner eksempel på bilde- og filmsamtykketekst her.

2.2.4 Tilrettelegging

Tilrettelegging på leir kan innebære mye. Her har vi trukket frem noen ting dere kan tenke på: 

2.3 Teknisk

Teknisk kan deles inn i fire staber: Områdeplanlegging, VAR, infrastruktur og maur. 

2.3.1 Områdeplanlegging

Området bør ha et definert areal til selve leiren og aktivitetsområde, sceneområde og teknisk område. Det er ikke uvanlig å legge leiren til en skole, da skolelokalene kan brukes til stabsområde, kjøkkenfasiliteter, printing og lignende. Det er en fordel at deltakere og ledere på leir har et kart over leirområdet, særlig hvis det er en stor leir. 

Nedenfor ser du kartet fra Futura 2018 på Lånke. 

2.3.2 VAR: Vann, avløp og renovasjon

Vann, avløp og renovasjon vil si system for drikkevann, håndvaskstasjoner, dusj og toalettsystem og søppelhåndtering. Søppelhåndtering varierer fra kommune til kommune, prøv derfor å ha samme søppelsystem som kommunen dere er i.   

2.3.3 Infrastruktur

Infrastrukturen på leir handler om tilgang for kjøretøy, både privattransport og leveranser som mat og utstyr til leiren. 

2.3.4 Maur

Maur er det vi kaller rovere som utfører det praktiske arbeidet i forbindelse med leiren. Det er en kjempegod ressurs for leiren, gir ofte rovere gode opplevelser gjennom samarbeid og får et godt møte med å være stab på leir. På landsleir er det alltid maurleir før, under og etter leiren, som gjør at rovere kan melde seg til å være med å bygge opp leir, være behjelpelig underveis, eller bistå i nedrigg av leiren. Det er selvfølgelig mulig å også være med i alle periodene.

2.4 HMS og logistikk

HMS og logistikk kan deles inn i to staber, en for HMS, som innebærer beredskap og sanitet, og en for logistikk. 

2.4.1 Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Helse, miljø og sikkerhet er en samlebetegnelse på arbeid med helsevern, miljøvern, arbeidsmiljø, sikkerhet og trygghet for leirens deltakere og ledere. HMS har derfor ansvaret for beredskapsplanen for leiren og saniteten.

Beredskapsplan
Ha en hovedansvarlig for beredskapsplanen. Det er en god regel at alle komiteledere skal lage en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) av sin aktivitet eller sitt arbeid på leiren. Beredskapsplanen er en overordnet plan for hele leiren, mens en ROS-analyse handler om den enkelte aktiviteten på leir. 

Her finner du forbundets retningslinjer om beredskap.

Forbundet har også utarbeidet et hefte om trygg og sikker speiding.


Sanitet

Sanitet vil si den medisinske hjelpen på leir. Ha en base sentralt på leirområdet. Basen må være klar allerede første dag på leir, mye kan skje i leirbyggingen. En god sykestue på leir gir ekstra sikkerhet for leirens deltakere og ledere, særlig hvis leiren ligger et lite stykke unna nærmeste legevakt. Saniteten må passe på å ha god tilgang på utstyr til førstehjelp og dere oppfordres til å bruke folk med fagkompetanse: Sykepleiere, leger og ambulansesjåfører. Dersom dere ikke har noen i omgangskretsen som kan bistå med det, kan dere for eksempel prøve å få til et samarbeid med Røde Kors. Her finner du en oversikt over Røde Kors sine lokalforeninger.

2.4.2 Logistikk

Logistikk er transport til leir. Det gjelder logistikk for parkering, reise for stab og deltakere og transport av varer. Dersom dere setter opp felles transport inn til leirområdet, kan ansvaret for det ligge her. Hvis dere fordeler ansvaret om infrastruktur og logistikk på flere personer, er det fint å sørge for godt samarbeid mellom de frivillige. 

2.5 Kommunikasjon og informasjon på leir

Kommunikasjon på leir handler om alt av markedsføring, foto, video, sosiale medier, tekst og kontakt med presse. 

Kommunikasjon har ansvar for markedsføringen av leiren, både inn mot medlemmene og eventuelle gjester. Et viktig oppdrag er å rekruttere deltakere til leir og synliggjøre leiren for området rundt. En sommerleir kan være en god rekrutteringsarena for å vise potensielle medlemmer hva vi driver med som speidere. 


Foto og video innebærer å ta bilder underveis på leiren. Bilder og filmklipp av det som skjer på leiren kan både være fint å vise frem på selve leiren, for eksempel på storskjerm ved scenen, og en god mulighet for å ha gode bilder til markedsføring lokalt og nasjonalt senere. Husk å hente inn samtykke fra speiderne i forkant av leiren. Les mer om bildebruk på kmspeider.no/bildebruk. 


Ved behov kan kommunikasjonsetaten bistå  leirstaben med å utvikle korte og lettleste tekster, lese korrektur, sende ut infobrev og være kontaktpersonen til eventuell grafiker og trykkeri. 


I heftet synlig speiding finner dere mer informasjon om hvordan dere kan være synlige i samfunnet. Heftet er en nyttig ressurs for alle som driver med kommunikasjonsarbeid inn mot leir, hvordan dere kan snakke med presse, bruke sosiale medier og hvorfor speideren skal være synlig. 


2.5.1 Informasjon før leir

Det er fint å sende ut informasjon flere ganger i forkant av leiren. Med en gang dere har satt dato bør informasjonen gis til speiderne via deres nettsider, Spond, Facebook eller andre kanaler dere bruker. På starten av året eller når påmelding åpner bør dere blant annet informere om tilrettelegging, pris og gjerne deltakerfond, transport til leir, leirområdet, hva de må vite før de melder seg på og temaet for leiren. Når leiren nærmer seg er det fint å sende ut informasjon om pakkeliste, mer detaljert program, kontaktinformasjon på leir, bruk av mobil, relevant informasjon om leirområde, viktig informasjon om det å være på leir og lignende. Det er viktig å huske at mange foreldre og speidere aldri har vært på leir før og kan ha mange spørsmål om ting som overnatting i telt, hva en haik er og hvordan dofasilitetene er. 


Ved større leirer er det viktig å gi relevant informasjon til lederne. Skal lederne bidra med ting underveis på leir er det fint å allerede tidlig informere dem om hvordan de kan hjelpe til og hvilke forventninger dere har til lederne. 


For å gjøre det enkelt for gruppene og/eller foreldrene bør dere begrense kanalen inn til leirkomiteen, for eksempel kan dere ha en e-post som skal brukes når de skal kontakte dere og/eller et enkelt kontaktskjema. Det er lurt å ha alt på plass av nødvendig påmeldingsinformasjon før dere henter inn påmeldinger for å sikre færre beskjeder og oppfølging av gruppene. Du kan lese mer om påmelding her.


Her finner du en mal på pakkeliste for speiderne.

Her finner du en mal på pakkeliste for gruppen.


2.5.2 Informasjon på leir

For å få ut informasjon på leir kan dere lage et leirhefte eller deltakerhefte. I et leirhefte bør dere blant annet ha programmet, eventuelle åpningstider på torget, leirfres, leirsangen og leir ABC. Dere kan bruke dette maldokumentet for å lage deres eget leirhefte. 


2.6 Mat på leir (intendantur)

Mat på leir er en av de største budsjettpostene. Mat på leir kan være gøy for både stab og deltakere, men krever litt innsats i alle ledd.

For mange handler en leir mye om det som skjer på gruppas område, blant annet å lage mat sammen med patruljen. I planleggingen av mat på leir kan det være fordelaktig å dele inn i følgende områder: 



2.6.1 Tips til mat på leir

Et lurt tips er at det er lettere med mat som ikke trenger å oppbevares kaldt både til middag og dessert. Under står det tips til middag, dessert og øvrige måltider. I middagsrettene kan dere bytte kjøttet med bønner, kikerter, linser på hermetikk eller papp. Dette er enklere å oppbevare, billigere og mer miljøvennlig. Dere kan også velge kjøtterstatninger.


Maten bør kunne tilberedes både på bål og gassapparater, da det varierer hvordan gruppene løser det. 

Frokost, lunsj og kveldsmat

Brødmat er ofte praktisk som frokost, lunsj og kveldsmat. Havregryn til grøt er også et godt alternativ. 

Middag

Her er en liste med forslag til middagsretter dere kan lage på leir: 

Dessert

På leir er det hyggelig med dessert. Her er en liste med desserter dere kan bruke: 

Haikemat

Til haiken er det lurt med tørket mat, så slipper speiderne å bære tyngre enn nødvendig. Her er en liste med produsenter av turmat som dere kan bestille fra: 


Andre ting dere kan sende med er ulike gryteretter fra for eksempel Toro. 

Matberegning

Matberegning per person (voksen):

2.7 Program

Program på leir står for alle programpostene, det vil si alt fra aktiviteter for speidere, kro for peffer, rovere og ledere til globalaksjon.  

2.7.1 Speiderprogram

Speiderprogrammet handler om aktivitetene som skjer på dagtid. Har leiren et tema dere kan knytte aktiviteter til? Da kan dere få en god rød tråd gjennom hele leiren.  Aktivitetsbanken har masse gode tips. Se aktivitetsforslag på kmspeider.no/aktivitetsbanken. 

2.7.2 Patruljefører

Hvis dere ønsker et eget tilbud til patruljeførere og speidere i ungdomsskolealder kan dere for eksempel arrangere PF-kro med lek, konkurranser og snacks. Her er noen forslag til aktiviteter: 

2.7.3 Rover

Roverprogrammet kan også bestå av kro med egnede aktiviteter for roverne. I tillegg arrangeres det ofte rovertrekamp på leir. Rovertrekamp er en konkurranse der tre personer på hvert lag konkurrerer i tre ulike grener: Hinderløype, teori og en hemmelig oppgave. Sistnevnte kan for eksempel være å bygge eller lage noe. På roversidene våre står det om roverfemkamp. Bruk gjerne det som utgangspunkt. Se roversiden på rover.kmspeider.no eller aktivitetstips på kmspeider.no/aktivitetsbanken for å få ideer til roverprogram på leir. 

2.7.4 Leder

Lederkro er en fin arena for lederne der de kan treffe andre ledere og slappe av. Det er ofte ikke et behov for mye program, men servering av kaffe, te og kanskje en matbit settes stor pris på. Er det ønskelig med program, kan dere for eksempel ha bordkonkurranser som quiz, sette frem noen spill eller lignende. På kmspeider.no/lederprogram finner du ideer til lederprogram som også kan brukes på leir. Blant annet kan dere bestille lederkurs til deres leir. 

2.7.5 Haik

Haik er et turdøgn der speiderne drar ut med patruljene sine og sover borte fra leiren. På en mindre leir, som kretsleir holder det ofte med få rutealternativer og haik over to dager. På en større leir som landsleir trengs det mange alternativer og haiken bør foregå over tre dager. Da kan patruljene fordeles utover og sendes ut to ulike dager. 

Det er mange ressurser dere kan bruke for å lage turruter. Ut.no har mange ferdiglagde ruteforslag, mens Norgeskart og Gulesider sin karttjeneste kan være fin å bruke for å beregne for eksempel distanse og høydemeter på nye ruter. 

2.7.6 Solidaritet

En av våre kjerneverdier er samfunnsengasjement og en av de viktigste måtene å vise dette på er å være med på Globalaksjonen. Fokuset skifter årlig, men inntektene går alltid til en eller flere av partnerlandene til KFUK-KFUM Global. På leir er både Globalløp og Globalmarked gode måter å skape samfunnsengasjement ved å samle inn penger. 

Globalløp

På Globalløp skal speiderne gå eller løpe til inntekt for Globalaksjonen. Speiderne må skaffe sponsorer og samle inn penger basert på hvor mange runder de klarer. Sponsorer kan også velge å gi et fast beløp, og ikke per runde. En runde kan for eksempel være 1 km eller 500 m. Uansett hvor lang den er, er det viktig at de som blir spurt om å sponse får vite lengden. 


Dere kan premiere ulike deler av løpet, for eksempel flest runder, mest innsamlet og mest kreative løp. 

Globalmarked

På Globalmarked kan hver speidergruppe sette opp sin stasjon for å samle inn penger. Stasjonene kan enten være å selge fysiske varer, som mat, eller en aktivitet. Her er noen forslag til boder på markedet: 


Bruk gjerne kmspeider.no/aktivitetsbanken for å finne aktiviteter til markedet. 

Andre muligheter

Globalløp eller Globalmarked er ikke de eneste måtene å arrangere innsamling til Globalaksjonen på. Det er bare kreativiteten som setter grenser! Global bistår dere gjerne med planlegging og organisering. Ta kontakt med Global på global@kfuk-kfum.no.

2.7.7 Leirbål

Leirbål handler om mer enn selve bålet. Det handler om det som skjer rundt og at alle føler seg velkomne. 

2.8 Forkynnelse

Forkynnelse på leir kan utarbeides på mange måter, det viktigste er at det blir rom for speiderne å lære mer om tro på leiren. Under ser du et forslag til organisering av forkynnelse på leir, men tilpass gjerne ut i fra egne metoder og ønsker!

2.8.1 Leirkirke

Leirkirken kan være et sted på leiren der deltakerne kan komme for å lære, stille spørsmål og finne noen å snakke med. 


I leirkirken kan dere ha


Her kan du lese mer om å lage en leirkirke.

2.8.2 Gudstjeneste

Å legge inn gudstjeneste som en del av leirprogrammet kan være en naturlig måte å inkludere kristen tro. Dere kan velge om dere ønsker en leirprest gjennom hele uka, eller om noen andre står for forkynnelsen på leiren og at en prest kommer innom for å ha gudstjeneste. 


Hvis dere holder en gudstjeneste, kan dere for eksempel legge det opp som en scouts own. Da er det fint at speidere involveres i for eksempel tekstlesing, dramatisering og nattverdutdeling. 


Vennskapsgudstjeneste kan også være en fin måte å legge opp gudstjeneste på leir. Da går gruppene sammen med en eller flere andre grupper og holder gudstjeneste i en av gruppenes leirområde. 

2.8.3 Forkynnelse i fellessamlinger

Det er ulike måter dere kan jobbe med forkynnelse på gjennom leiren. Dere kan for eksempel velge å ha egne bibeltimer eller integrere forkynnelsen i morgensamlingene og under leirbålene. Uansett hvilken måte dere velger, er det fint å knytte temaet i forkynnelsen opp til temaet for leiren. På kmspeider.no/aktivitetsbanken ligger det mange andaktsforslag. På kmspeider.no/programhefter finner dere ressurshefte Nøkler til en god andakt. Alle ressursene og andaktene kan dere bruke som dere ønsker. 


Den norske kirke har også en ressursbank med aktiviteter og opplegg knyttet til trosopplæring. Den finner dere på ressursbanken.kirken.no.